6. Процесс применения

Шестой модуль Руководства по фандрейзингу MediaDev GFMD.

Приведенные ниже шаги представляют предложенное руководство для разработки проекта и подачи заявки на финансирование.

Ваша способность выполнить эти шаги будет зависеть от имеющихся у вас ресурсов и вашей собственной организационной культуры.

Мы признаем, что небольшие организации могут не иметь ни времени, ни персонала для внедрения сложного внутреннего процесса для всех заявок. Однако следующие рекомендации можно использовать выборочно и с учетом различных потребностей.

1. Оцените реалистичность предложения

Оцените свою способность выделить необходимые ресурсы и уложиться в установленные сроки.

Примите решение о том, подходит ли эта возможность вашей организации, и оцените, есть ли у нас реальные шансы на успех.

Попытайтесь выяснить, кто еще, вероятно, подаст заявку на участие, существует ли кандидат или претендент, имеющий больше всего шансов на победу в этом конкурсе.

2. Сформируйте творческую команду

Решите, кто из вашей организации будет работать над предложением, и назначьте менеджера по подаче заявок.

Оцените, кто возьмет на себя ответственность за административную работу и нужно ли вам привлекать внешних специалистов или консультантов.

Организуйте встречу, чтобы обсудить наилучший подход, одновременно использующий ваши навыки и опыт и отвечающий требованиям донора.

Очень желательно иметь концепцию, прежде чем вы начнете обращаться к партнерам.

3. Обратитесь к потенциальным партнерам

Подумайте, нужен ли вам партнер или партнеры, чтобы подать успешную заявку.

Во многих программах нужны партнеры, поэтому у вас нет другого выбора, кроме как в любом случае тщательно обдумать, к кому обратиться и какую роль им предложить.

Помните – если вы предлагаете возглавить консорциум, вам нужно четко определить, что вы хотите от партнеров.

Свободные коалиции равных редко работают в этом контексте, не в последнюю очередь потому, что основной партнер должен подписать контракт с донором и, следовательно, нести договорную ответственность.

4. Создайте график выполнения работ

Установите ряд крайних сроков, которые позволят разработать различные элементы предложения задолго до фактического крайнего срока.

Обычная диаграмма Ганта в Excel может быть полезна для того, чтобы сосредоточить внимание участников на конкретных результатах реализации проектов и обеспечить надлежащую последовательность событий.

Назначьте лиц на выполнение определенных задач как можно раньше в процессе.

5. Организуйте встречу со своими партнерами

Насколько это возможно, все ваши партнеры должны быть вовлечены в творческий процесс, не в последнюю очередь потому, что они смогут поделиться своим опытом и, в некоторых случаях, ресурсами для обеспечения наилучшего возможного конечного результата.

Вводная встреча должна служить для изучения основной концепции и освещения любых идей, дополнений или изменений, которые сделают ваше предложение лучше.

Это особенно важно, когда международные организации, имеющие определенный опыт работы в стране/регионе, объединяются с местными организациями, живущими и работающими на местах.

Лучшие предложения получаются в результате обобщения опыта, а не потому, что один партнер пытается навязать идеи другому, потому что они "хорошо сработались" где-то в другом месте.

6. Создайте логическую структуру или теорию изменений

Это должно отражать вашу основную идею и позволить вам убедиться, что все партнеры понимают и разделяют одно и то же видение.

Это также хороший способ объединить людей вокруг идеи и гарантировать, что основные формовочные блоки предложения – описательная часть, план мониторинга и оценки, а также бюджет – могут разрабатываться параллельно.

Возможно, на данном этапе вы не сможете сформировать полную логическую структуру или теорию изменений, но ключевые элементы – входные данные, мероприятия, непосредственные и конечные результаты – уже должны быть намечены.

7. Создайте каркас описания

Не у всех доноров есть определенный шаблон заявок, поэтому вам, возможно, придется разработать собственную структуру с нуля.

Под каждым пунктом укажите ключевые сферы, которые необходимо охватить, и выделите основные требования по Техническому заданию.

8. Получите окончательное согласие относительно партнерских взносов

Хорошо было бы договориться о разделении труда на этом этапе, если не раньше, чтобы вклады партнеров были должным образом сосредоточены и целенаправленны.

Вам также следует предложить партнерам поделиться своими бюджетными ожиданиями, особенно в отношении накладных расходов на управление и суточных ставок для персонала.

Это поможет с формированием бюджета.

Кроме того, убедитесь, что каждый из ваших партнеров знает, что делает другой. Возможно, вы захотите привлечь их к двусторонним обсуждениям, чтобы обеспечить полную взаимодополняемость в рамках консорциума.

9. Назначьте задания

Дайте всем заинтересованным лицам четкие результаты реализации проектов – раздел для написания или конкретную задачу, например исследование предварительной информации или определение ключевых экспертов – и четкий конечный срок.

В идеале вы должны назначить главного автора, отвечающего за объединение различных частей заявки и обеспечение согласованности документа с точки зрения тона и стиля.

Если в форме заявки указаны ограничения по страницам или символам, поощряйте всех участников писать в соответствии с правилами, поскольку редактирование документа в последний момент занимает много времени и может привести к ошибкам.

На этом этапе должна быть поставлена ​​задача сопоставления всех справочных документов.

10. Создайте платформу для обмена материалами

Рекомендуется хранить все документы или активы в общем пространстве, доступном для всех участников.

Вы можете использовать платформу вроде Google Drive или Microsoft Teams, в которых есть функция совместного редактирования, или разделить документ на части и объединить их после завершения работы.

Эффективный контроль версий – это ключ к минимизации риска бесполезной работы или дублирования.

Оцените необходимость принятия мер цифровой безопасности в зависимости от чувствительности вашей заявки.

Полная безопасность не должна быть позицией по умолчанию, поскольку это увеличивает сложность внутренних коммуникаций и, как следствие, общую рабочую нагрузку.

11. Организуйте первое рассмотрение бюджета

Вторым документом для внутреннего рассмотрения должен быть бюджет.

Должна быть возможность создать первую версию бюджета на основе логической структуры или ТЗ и на ранней оценке расходов каждого отдельного партнера.

Первая версия бюджета также позволит вам увидеть, действительно ли вы можете осуществить все предлагаемые мероприятия.

В противном случае вам придется принимать жесткие решения о сокращении мероприятий или снизить амбиции и масштабы.

Было бы хорошей идеей сделать это сейчас, иначе вы увидите, что участники тратят время на написание мероприятий, от которых вскоре откажутся.

12. Организуйте регулярные обзорные встречи

Эти встречи позволяют основной группе осуществлять надзор за прогрессом в разных элементах предложения, но они также гарантируют, что партнеры и внешние участники продолжают вносить свой вклад в процесс, тем самым повышая ответственность за этот документ.

Кроме того, встречи могут служить системой раннего предупреждения о любых аспектах тендерного предложения, которые, возможно, отклоняются от плана или не полностью отражают реалии на месте.

Запланированные встречи — это хорошая идея, поскольку они служат напоминанием о сроках выполнения работ и позволяют выявить пробелы до того, как они станут критическими.

13. Проведите административную проверку

Непривлекательная задача собрать вместе справочную документацию часто отходит на второй план, вызывая панику в последнюю минуту.

Поэтому хорошей идеей будет пересмотреть то, что было собрано уже, и убедиться, что ничто не осталось незамеченным.

Обратите внимание, что для получения некоторых институциональных документов от внешних поставщиков или учреждений, может потребоваться время.

14. Организуйте первое рассмотрение описания

Это должно произойти в ходе одной из встреч по итогам работы и объединить все материалы, внесенные на сегодня.

Это удачный момент, чтобы выявить любые несоответствия или пробелы в описании и, поэтому, такое рассмотрение должно включать тщательное сравнение описания в его текущем виде с ключевыми требованиями Технического задания.

Возможно, вы захотите попытаться сопоставить описание с матрицей оценки, тем самым обнаружив какие-либо слабые места в заявке.

На данном этапе почти наверняка потребуется заказать дополнительные материалы.

15. Организуйте второе рассмотрение бюджета

К этому моменту бюджет должен быть доработан и непосредственно соотноситься с описательной частью и планом мероприятий.

Возможно, вам придется снизить общую сумму и договориться со своими партнерами о потенциальной экономии.

Рекомендуется зафиксировать бюджет как можно скорее после этого этапа, особенно, если вам нужна внутренняя авторизация.

16. Организуйте второе рассмотрение описания

Эта версия должна содержать все материалы, заказанные в ходе предыдущего рассмотрения, и, следовательно, должна быть в значительной степени полной.

Это удачный момент, чтобы разослать версии проекта для внутреннего согласования, поскольку логический ход предложения и ключевые элементы для оценки уже должны быть завершены.

Установите четкие сроки для внутренних рецензентов и убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы включить их комментарии и изменения.

17. Окончательный анализ вспомогательной документации

Это будет включать все подписанные заявления, институциональные документы, резюме и другие элементы, необходимые в соответствии с Техническим заданием.

Если вы посылаете заявку онлайн, убедитесь, что ни один из размеров файлов не превышает размеров, указанных в полях для подачи заявки.

18. Окончательная проверка

Завершенная описательная часть должна быть проверена, и хотя важно, чтобы правописание и грамматика были безупречными, вы должны поощрять корректоров в первую очередь искать несоответствия в описании.

Следует отметить, что большинство предложений написано на английском языке, но очень небольшая доля оценщиков носители английского языка. Вероятно, они будут терпимо относиться к незначительным лингвистическим ошибкам.

Однако их основное внимание будет сосредоточено на обеспечении согласованности предложения и жизнеспособности мероприятий. Именно на этом и следует акцентировать внимание.

19. Окончательное представление

В то время как все порталы предупреждают заявителей не подавать предложения в последний момент, значительный объем работы, связанной с подготовкой предложений, означает, что подача заявок в последнюю минуту неизбежна.

Тем не менее, стоит загрузить как можно больше в преддверии крайнего срока, тем самым убедившись, что вы уже знакомы с функциональностью портала для подачи заявки, когда придет время для окончательной загрузки.

Тот же принцип применяется к представлению в бумажной форме. Подготовьте как можно больше материалов в процессе разработки, чтобы избежать печати и ксерокопирования в последнюю минуту.

Составьте список всех ошибок, которые могут привести к тому, что ваша заявка технически не соответствует требованиям (например, оригиналы подписей, количество копий). Тогда вы сможете избежать провала на последнем препятствии.

20. Подача

Убедитесь, что вы четко обозначили окончательные версии всех поданных документов и сохранили подтверждение, что ваше предложение было успешно отправлено.