# 6. Процесс применения

Приведенные ниже шаги представляют предложенное руководство для разработки проекта и подачи заявки на финансирование.

Ваша способность выполнить эти шаги будет зависеть от имеющихся у вас ресурсов и вашей собственной организационной культуры.

{% hint style="info" %}
***Мы признаем, что небольшие организации могут не иметь ни времени, ни персонала для внедрения сложного внутреннего процесса для всех заявок. Однако следующие рекомендации можно использовать выборочно и с учетом различных потребностей.***
{% endhint %}

## 1. Оцените реалистичность предложения

{% hint style="success" %}
Оцените свою способность выделить необходимые ресурсы и уложиться в установленные сроки.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Примите решение о том, подходит ли эта возможность вашей организации, и оцените, есть ли у нас реальные шансы на успех.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Попытайтесь выяснить, кто еще, вероятно, подаст заявку на участие, существует ли кандидат или претендент, имеющий больше всего шансов на победу в этом конкурсе.
{% endhint %}

## 2. Сформируйте творческую команду

{% hint style="success" %}
Решите, кто из вашей организации будет работать над предложением, и назначьте менеджера по подаче заявок.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Оцените, кто возьмет на себя ответственность за административную работу и нужно ли вам привлекать внешних специалистов или консультантов.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Организуйте встречу, чтобы обсудить наилучший подход, одновременно использующий ваши навыки и опыт и отвечающий требованиям донора.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
**Очень желательно иметь концепцию, прежде чем вы начнете обращаться к партнерам.**
{% endhint %}

## 3. Обратитесь к потенциальным партнерам

{% hint style="success" %}
Подумайте, нужен ли вам партнер или партнеры, чтобы подать успешную заявку. 
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Во многих программах нужны партнеры, поэтому у вас нет другого выбора, кроме как в любом случае тщательно обдумать, к кому обратиться и какую роль им предложить.

Помните – если вы предлагаете возглавить [**консорциум**](https://ru-fundraising.gfmd.info/annex/lexicon#consortium-stakeholders), вам нужно четко определить, что вы хотите от партнеров.

Свободные коалиции равных редко работают в этом контексте, не в последнюю очередь потому, что основной партнер должен подписать контракт с донором и, следовательно, нести договорную ответственность.
{% endhint %}

## 4. Создайте график выполнения работ

{% hint style="success" %}
Установите ряд крайних сроков, которые позволят разработать различные элементы предложения задолго до фактического крайнего срока.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Обычная **диаграмма Ганта в Excel** может быть полезна для того, чтобы сосредоточить внимание участников на конкретных результатах реализации проектов и обеспечить надлежащую последовательность событий.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Назначьте лиц на выполнение определенных задач как можно раньше в процессе.
{% endhint %}

## 5. Организуйте встречу со своими партнерами

{% hint style="success" %}
Насколько это возможно, все ваши партнеры должны быть вовлечены в творческий процесс, не в последнюю очередь потому, что они смогут поделиться своим опытом и, в некоторых случаях, ресурсами для обеспечения наилучшего возможного конечного результата.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Вводная встреча должна служить для изучения основной концепции и освещения любых идей, дополнений или изменений, которые сделают ваше предложение лучше.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Это особенно важно, когда международные организации, имеющие определенный опыт работы в стране/регионе, объединяются с местными организациями, живущими и работающими на местах.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Лучшие предложения получаются в результате обобщения опыта, а не потому, что один партнер пытается навязать идеи другому, потому что они "хорошо сработались" где-то в другом месте.
{% endhint %}

## 6. Создайте логическую структуру или [теорию изменений](https://ru-fundraising.gfmd.info/annex/lexicon/application-forms#theory-of-change)

{% hint style="success" %}
Это должно отражать вашу основную идею и позволить вам убедиться, что все партнеры понимают и разделяют одно и то же видение.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Это также хороший способ объединить людей вокруг идеи и гарантировать, что основные формовочные блоки предложения – описательная часть, план мониторинга и оценки, а также бюджет – могут разрабатываться параллельно.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Возможно, на данном этапе вы не сможете сформировать полную логическую структуру или теорию изменений, но ключевые элементы – [**входные данные**](https://ru-fundraising.gfmd.info/annex/lexicon#inputs-application-forms), [**мероприятия**](https://ru-fundraising.gfmd.info/annex/lexicon#activities-applications-forms), [**непосредственные** ](https://ru-fundraising.gfmd.info/annex/lexicon#outputs-application-forms)и [**конечные результаты**](https://ru-fundraising.gfmd.info/annex/lexicon#outcomes-application-forms) – уже должны быть намечены.
{% endhint %}

## 7. Создайте каркас описания

{% hint style="success" %}
Не у всех доноров есть определенный шаблон заявок, поэтому вам, возможно, придется разработать собственную структуру с нуля.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Под каждым пунктом укажите ключевые сферы, которые необходимо охватить, и выделите основные требования по [**Техническому заданию**](https://ru-fundraising.gfmd.info/annex/lexicon#terms-of-reference-call-for-proposals-and-tors).
{% endhint %}

## 8. Получите окончательное согласие относительно партнерских взносов

{% hint style="success" %}
Хорошо было бы договориться о разделении труда на этом этапе, если не раньше, чтобы вклады партнеров были должным образом сосредоточены и целенаправленны.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
 Вам также следует предложить партнерам поделиться своими бюджетными ожиданиями, особенно в отношении [**накладных расходов**](https://ru-fundraising.gfmd.info/annex/lexicon#overheads-budgets) на управление и суточных ставок для персонала.

Это поможет с [**формированием бюджета**](#step-ten-organise-a-first-budget-review).
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Кроме того, убедитесь, что каждый из ваших партнеров знает, что делает другой. Возможно, вы захотите привлечь их к двусторонним обсуждениям, чтобы обеспечить полную взаимодополняемость в рамках [**консорциума**](https://ru-fundraising.gfmd.info/annex/lexicon#consortium-stakeholders).
{% endhint %}

## 9. Назначьте задания

{% hint style="success" %}
Дайте всем заинтересованным лицам четкие результаты реализации проектов – раздел для написания или конкретную задачу, например исследование предварительной информации или определение ключевых экспертов – и четкий конечный срок.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
В идеале вы должны назначить главного автора, отвечающего за объединение различных частей заявки и обеспечение согласованности документа с точки зрения тона и стиля.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Если в форме заявки указаны ограничения по страницам или символам, поощряйте всех участников писать в соответствии с правилами, поскольку редактирование документа в последний момент занимает много времени и может привести к ошибкам.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
На этом этапе должна быть поставлена ​​задача сопоставления всех справочных документов.
{% endhint %}

## 10. Создайте платформу для обмена материалами

{% hint style="success" %}
Рекомендуется хранить все документы или активы в общем пространстве, доступном для всех участников.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Вы можете использовать платформу вроде Google Drive или Microsoft Teams, в которых есть функция совместного редактирования, или разделить документ на части и объединить их после завершения работы.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Эффективный контроль версий – это ключ к минимизации риска бесполезной работы или дублирования. 
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Оцените необходимость принятия мер цифровой безопасности в зависимости от чувствительности вашей заявки.

Полная безопасность не должна быть позицией по умолчанию, поскольку это увеличивает сложность внутренних коммуникаций и, как следствие, общую рабочую нагрузку.
{% endhint %}

## 11. Организуйте первое рассмотрение бюджета

{% hint style="success" %}
**Вторым документом для внутреннего рассмотрения должен быть бюджет.**

Должна быть возможность создать первую версию бюджета на основе логической структуры или ТЗ и на ранней оценке расходов каждого отдельного партнера.

Первая версия бюджета также позволит вам увидеть, действительно ли вы можете осуществить все предлагаемые мероприятия.

В противном случае вам придется принимать жесткие решения о сокращении мероприятий или снизить амбиции и масштабы.

Было бы хорошей идеей сделать это сейчас, иначе вы увидите, что участники тратят время на написание мероприятий, от которых вскоре откажутся.
{% endhint %}

## 12. Организуйте регулярные обзорные встречи

{% hint style="success" %}
Эти встречи позволяют основной группе осуществлять надзор за прогрессом в разных элементах предложения, но они также гарантируют, что партнеры и внешние участники продолжают вносить свой вклад в процесс, тем самым повышая ответственность за этот документ.

Кроме того, встречи могут служить системой раннего предупреждения о любых аспектах тендерного предложения, которые, возможно, отклоняются от плана или не полностью отражают реалии на месте.

Запланированные встречи — это хорошая идея, поскольку они служат напоминанием о сроках выполнения работ и позволяют выявить пробелы до того, как они станут критическими.
{% endhint %}

## 13. Проведите административную проверку

{% hint style="warning" %}
Непривлекательная задача собрать вместе справочную документацию часто отходит на второй план, вызывая панику в последнюю минуту.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Поэтому хорошей идеей будет пересмотреть то, что было собрано уже, и убедиться, что ничто не осталось незамеченным.

Обратите внимание, что для получения некоторых институциональных документов от внешних поставщиков или учреждений, может потребоваться время.
{% endhint %}

## 14. Организуйте первое рассмотрение описания

{% hint style="success" %}
Это должно произойти в ходе одной из встреч по итогам работы и объединить все материалы, внесенные на сегодня.

Это удачный момент, чтобы выявить любые несоответствия или пробелы в описании и, поэтому, такое рассмотрение должно включать тщательное сравнение описания в его текущем виде с ключевыми требованиями [**Технического задания**](https://ru-fundraising.gfmd.info/annex/lexicon#terms-of-reference-call-for-proposals-and-tors). 
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Возможно, вы захотите попытаться сопоставить описание с матрицей оценки, тем самым обнаружив какие-либо слабые места в заявке.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
На данном этапе почти наверняка потребуется заказать дополнительные материалы.
{% endhint %}

## 15. Организуйте второе рассмотрение бюджета

{% hint style="success" %}
К этому моменту бюджет должен быть доработан и непосредственно соотноситься с описательной частью и планом мероприятий.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Возможно, вам придется снизить общую сумму и договориться со своими партнерами о потенциальной экономии.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Рекомендуется зафиксировать бюджет как можно скорее после этого этапа, особенно, если вам нужна внутренняя авторизация.
{% endhint %}

## 16. Организуйте второе рассмотрение описания

{% hint style="success" %}
Эта версия должна содержать все материалы, заказанные в ходе предыдущего рассмотрения, и, следовательно, должна быть в значительной степени полной.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Это удачный момент, чтобы разослать версии проекта для внутреннего согласования, поскольку логический ход предложения и ключевые элементы для оценки уже должны быть завершены.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Установите четкие сроки для внутренних рецензентов и убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы включить их комментарии и изменения.
{% endhint %}

## 17. Окончательный анализ вспомогательной документации

{% hint style="info" %}
Это будет включать все подписанные заявления, институциональные документы, резюме и другие элементы, необходимые в соответствии с [**Техническим заданием**](https://ru-fundraising.gfmd.info/annex/lexicon#terms-of-reference-call-for-proposals-and-tors).
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Если вы посылаете заявку онлайн, убедитесь, что ни один из размеров файлов не превышает размеров, указанных в полях для подачи заявки.
{% endhint %}

## 18. Окончательная проверка

{% hint style="success" %}
Завершенная описательная часть должна быть проверена, и хотя важно, чтобы правописание и грамматика были безупречными, вы должны поощрять корректоров в первую очередь искать несоответствия в описании.

Следует отметить, что большинство предложений написано на английском языке, но очень небольшая доля оценщиков носители английского языка. Вероятно, они будут терпимо относиться к незначительным лингвистическим ошибкам.

Однако их основное внимание будет сосредоточено на обеспечении согласованности предложения и жизнеспособности мероприятий. Именно на этом и следует акцентировать внимание.
{% endhint %}

## 19. Окончательное представление

{% hint style="warning" %}
В то время как все порталы предупреждают заявителей не подавать предложения в последний момент, значительный объем работы, связанной с подготовкой предложений, означает, что подача заявок в последнюю минуту неизбежна.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Тем не менее, стоит загрузить как можно больше в преддверии крайнего срока, тем самым убедившись, что вы уже знакомы с функциональностью портала для подачи заявки, когда придет время для окончательной загрузки.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Тот же принцип применяется к представлению в бумажной форме. Подготовьте как можно больше материалов в процессе разработки, чтобы избежать печати и ксерокопирования в последнюю минуту.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Составьте список всех ошибок, которые могут привести к тому, что ваша заявка технически не соответствует требованиям (например, оригиналы подписей, количество копий). Тогда вы сможете избежать провала на последнем препятствии.
{% endhint %}

## 20. Подача

{% hint style="info" %}
Убедитесь, что вы четко обозначили окончательные версии всех поданных документов и сохранили подтверждение, что ваше предложение было успешно отправлено.
{% endhint %}