8. Написание предложения

Восьмой модуль Руководства по фандрейзингу MediaDev GFMD.

Подход

Написание предложений должно быть творческим процессом.

Это гораздо более сложный процесс, чем заполнение формы или проставление галочек; это возможность выдвинуть идею, сделать ее убедительной, заслуживающей доверия и вдохновляющей.

Это еще и возможность поработать с другими профессионалами, у которых могут быть другие идеи, опыт и навыки.

Это взаимодействие может быть чрезвычайно полезным. Оно может обогатить вашу собственную базу знаний и расширить ваше мировоззрение. И также может играть важную роль в создании сетей и институциональном развитии.

Подход к написанию предложения сугубо индивидуален. Некоторым нравится выстраивать его строку за строкой, раздел за разделом; другие начинают с более импрессионистского подхода, затем оттачивают и дорабатывают описательную часть с помощью многочисленных версий.

Однако важным первым шагом является определение ключевых моментов, на которые вы хотите обратить внимание в каждом разделе чтобы избежать ненужных повторений в описании и успешно выполнить все ключевые требования.

Первый шаг

Как отмечалось в модуле 6, общий план, разложенный на пункты, может быть очень полезен, чтобы определить общую рабочую нагрузку и назначить задачи на ранней стадии процесса.

Это также позволяет провести всесторонний "аудит" того, какие имеющиеся материалы могут быть повторно использованы для целей настоящей заявки, а какие необходимо разработать с нуля.

С психологической точки зрения, это хорошая идея – как можно скорее записать как можно больше слов на бумаге, поскольку созерцание длинных перспектив пустых страниц может привести к унынию!

Привлечение экспертных знаний

По мере развертывания процесса старайтесь максимально привлекать коллег и внешних экспертов.

Даже если у вас нет бюджета для оплаты внешней поддержки, вам следует подумать о простых информационных интервью с лицами, которые могут дать знания и опыт, которых у вас нет или которые вы не можете получить в пределах вашей организации.

Это включает любых экспертов, согласившихся участвовать в проекте, если он будет реализован. Они могут быть готовы уделить свое время и затратить усилия бесплатно.

Язык и стиль

Предложения – это официальные документы, которые в случае успеха станут частью вашего контракта с донором.

Поэтому стиль должен быть сухим и деловым, основанным на терминологии, общей для сообщества разработчиков, и отражать академическую взвешенность в любом обсуждении исследований или справочных материалов.

Однако предложения не обязательно должны быть скучными. Они должны быть направлены на то, чтобы донести ваше собственное увлечение вопросом и очертить четкую картину того, как предложенные вами мероприятия изменят жизнь людей.

Как выделить ваше предложение среди других

Следующие методы можно использовать, чтобы убедиться, что ваше предложение выделяется из общей массы:

Приводите практические примеры

Используйте практические примеры, чтобы проиллюстрировать свои тезисы, либо из вашего собственного портфолио, либо из ваших исследований.

Важно продемонстрировать, что ваша работа ориентирована на людей, и сбор личных отзывов может быть хорошим способом сделать это.

Напишите убедительное резюме проекта

Даже в случае отсутствия специального раздела под названием "резюме проекта" убедитесь, что вы нашли способ включить его.

Вам нужно несколько четких абзацев, в которых кратко излагаются основные направления деятельности проекта; изменения, которые они повлекут; и почему ваша организация/консорциум находится в лучшем положении для достижения желаемого эффекта.

Используйте краткие, лаконичные предложения

Пишите сжатыми, лаконичными предложениями, содержащими важную мысль.

Сделайте описательную часть максимально сфокусированной, чтобы ключевые сообщения не терялись среди ненужного шума.

Избегайте повторений. Повторение одного и того же пункта снова и снова не укрепляет ваши аргументы. Это создает впечатление, что вам не хватает свежих идей.

Не следует включать материалы и результаты исследований, не обязательно имеющие отношение к проекту, но призванные продемонстрировать всестороннее знание отрасли.

Продвигайте идею, а не компанию

Предложение – это подача идеи, а не вашей организации.

Важно показать, что у вас есть опыт и знания для реализации успешного проекта, но желательно свести маркетинговое и рекламное описание к минимуму.

Необходимо обеспечить согласованность и последовательность

Предложение – это история, которую нужно рассказывать в логической последовательности. Описательная часть должна создавать всеобъемлющую картину необходимости проекта, его подхода и методологии, целевых групп и методов, которые будут использоваться для оценки влияния и обеспечения долгосрочного резонанса.

Предложения часто страдают от введения идей и элементов без надлежащего обоснования или объяснения.

Не заставляйте оценщика прыгать взад-вперед по тексту предложения, чтобы понять, что происходит.

Презентация

Предложения должны быть четко и аккуратно представлены с четкими заголовками разделов и, по возможности, достаточным количеством свободного места для того, чтобы описание не выглядело перегруженным.

Предложения часто страдают от плотных фрагментов текста, которые дают слишком общее обсуждение без представления конкретных действий и логических шагов.

Дизайн и верстка

Некоторые ведущие организации вкладывают значительное время и ресурсы в графический дизайн, утверждая, что это помогает сделать их предложение запоминающимся. Это также сильно облегчит процесс для оценщиков, которым приходится ориентироваться среди плохо отформатированных документов и бесконечного потока словоблудия.

Неясно, окупятся ли эти инвестиции. По всей вероятности, хороший дизайн не спасет плохое предложение, но возможно, что хорошее предложение может быть воспринято как отличное, если оно хорошо продумано.

Конечно, когда донор включает нормативные указания относительно ограничений количества страниц и ширины полей, остается очень мало места для маневра.

Однако, независимо от ограничений, вы должны сосредоточиться на том, чтобы документ был читабельным, удобным для использования и хорошо структурированным.

Это, пожалуй, даже важнее, чем запихивать каждое возможное слово в доступное пространство за счет полей, абзацев и читаемых размеров шрифта.

Золотые правила презентации

Ясность

Убедитесь, что документ визуально понятен и доступен; обеспечьте правильное размещение указателей и перекрестных ссылок.

Целостность

Используйте одинаковые шрифты и стили для текста и заголовков.

Воспользуйтесь инструкцией по стилю, чтобы убедиться, что правописание и грамматика соответствуют одинаковым правилам.

Убедитесь, что тон и стиль одинаковы во всем документе.

Последовательность

Поддерживайте последовательность в описании проекта, развивающую и украшающую его центральную предпосылку.

Лаконичность

Не используйте 100 слов, когда достаточно 10.

Избегайте захламления предложения ненужными элементами или лишними деталями.

Разработка

Большинство предложений разрабатывается небольшой командой, даже если некоторые члены команды могут внести лишь небольшую часть описательной части, бюджета или сопроводительных документов.

Чтобы гарантировать, что основной документ остается управляемым и доступным, следует поощрять участников соблюдать определенные параметры.

Установите общую дисциплину для «разметки».

Решите, собираетесь ли вы использовать примечания на полях, отслеживаемые изменения, основные моменты или другие цвета шрифта для обозначения многостороннего вклада.

Избегайте использования комбинации этих подходов или предоставления каждому участнику свободы использования своих инструментов.

Копирование, вставка и общий контент

Не поощряйте участников переносить блоки необработанного описания из других заявок или отчетов, не объясняя их происхождение. Общее содержание необходимо адаптировать к целям предложения.

Графические элементы

Избегайте добавления больших графических изображений в текст на ранней стадии процесса. Размер вашего файла быстро увеличится, что сделает проблематичным совместное использование документа или его эффективное редактирование на менее мощных компьютерах.

Количество слов

Поощряйте всех участников писать согласно требованиям, поскольку это позволит избежать значительной потери времени в последние моменты перед подачей заявки.

Источники

Ссылайтесь на свои источники, поскольку это позволит:

(a) Продемонстрировать, что вы провели свое фоновое исследование и

(b) Продемонстрировать, что у вас есть строгий подход к определению объема ваших идей и их обоснование, основанное на четких доказательствах.

Управление временем

Не тешьте себя иллюзиями, что «у вас много времени». В действительности времени никогда не бывает достаточно, и, если слишком многое остается на последнюю минуту, качество неизбежно страдает.

Используйте своих лучших авторов

Наконец, всегда используйте своих лучших авторов для составления проекта предложения.

В любой организации есть люди, которые могут хорошо писать и есть люди, которые не могут.

Это не тот навык, которым владеет каждый.

Оцените, кто ваши лучшие авторы, и поощряйте их вносить свой вклад, даже если они не обязательно обладают нужными знаниями в данной сфере.

Постскриптум

В течение всего процесса полезно поставить себя на место оценщиков и признать их ключевые приоритеты.

Теоретически, их задача состоит в том, чтобы определить проекты, которые с наибольшей вероятностью достигнут целей, поставленных их спонсорами, и которые с наименьшей вероятностью нанесут ущерб репутации или приведут к негативным политическим последствиям.

Поэтому в первую очередь оценщик будет обращать внимание на следующие элементы:

Всестороннее понимание операционной среды и потребностей целевых групп

Убедитесь, что ваше обоснование основано на четких исследованиях и что вы можете продемонстрировать связь между потребностями бенефициаров и вашим проектом.

Приверженность программным целям

Свободно цитируйте Техническое задание, выделяя ключевые слова и фразы, чтобы подчеркнуть актуальность вашего ответа.

Надлежащее снабжение ресурсами

Хотя доноры считают, что профиль и институциональный послужной список вашей организации более важны, они все равно хотят убедиться, что вы можете выделить достаточные ресурсы для реализации вашего проекта с самого начала.

Вы должны уделять большое внимание своим организационно-техническим ресурсам и локальным сетям, чтобы показать, что привлеченный персонал может беспрепятственно выполнять свои роли.

Доступ к другим заинтересованным сторонам

Подчеркните свои связи как формальные, так и неформальные, за пределами основной команды и консорциума.

Вам нужно доказать, что вы способны взаимодействовать с несколькими заинтересованными сторонами, включая правительства (где это возможно), и строить отношения на основе доверия.

Если эти отношения уже существуют, то жизнеспособность вашего проекта существенно увеличивается.

Измеримые конечные результаты

Используйте принципы SMART (см. Приложение: Словарь фандрейзинга) для проверки предлагаемых вами целей и конечных результатов.

Вы должны быть уверены, что существуют реалистичные механизмы для отслеживания прогресса в достижении ваших целей и, наконец, продемонстрировать, что изменения произошли.

Хорошее соотношение цены и качества

Дело не только в том, чтобы представить бюджетный проект. Речь идет о том, чтобы предложить донору максимально возможную рентабельность инвестиций (ROI).

Укажите, что вы рассмотрели возможные мультипликативные эффекты и потенциал для репликации (см. Приложение: Словарь фандрейзинга), а также способы объединения ресурсов с другими участниками развития средств массовой информации.

Эффективная методология, учитывающая риски и предположения

Доноры, как правило, не склонны рисковать, поэтому должны чувствовать, что организации-исполнители приняли обоснованные решения при оценке эффективности запланированных мероприятий.

Всегда объясняйте, почему вы выбрали эти виды мероприятий, а не другие.

Наследие проекта в форме институциональной и/или секторной устойчивости

Можете ли вы добиться долгосрочных изменений в отведенные сроки?

На этот вопрос трудно ответить, поскольку, как правило, временные рамки, отведенные донорами для своих программ, нереалистичны, а потенциал долгосрочных изменений зависит от множества факторов, находящихся вне контроля проекта.

Однако наследие должно быть чем-то большим, чем просто стремлением, и оно не должно ограничиваться индивидуальным уровнем.