Термин "Маржа" чаще всего используется в отношении контрактов с условием оплаты, и фактически является разницей между фактическими расходами на развертывание и согласованной ставкой.
К примеру, если дневная ставка для эксперта составляет 800 евро, но эксперт взимает 500 евро в день, то маржа составит 300 евро. Подрядчики используют маржу или "прибыль" для покрытия своих управленческих и операционных расходов.
В контрактах о предоставлении услуг в ЕС нет обязательства отчитываться о том, как тратится маржа.
Overheads / Накладные расходы
Накладные расходы – это, как правило, управленческие расходы, включающие постоянные расходы, понесенные организациями на базе их деятельности, а также расходы на конкретный проект, связанные с персоналом на руководящих, материально-технических или административных должностях.
Покрытие накладных расходов за счет доходов по проектам остается серьезной проблемой, особенно для организаций, не имеющих неограниченного основного финансирования, пожертвований или институциональной поддержки.
В основном, накладные расходы частично покрываются за счет надбавок на косвенные расходы (см. раздел "косвенные расходы") и частично за счет взносов на заработную плату, которые представлены как прямые расходы, понесенные в результате внедрения мероприятий.
Direct costs / Прямые расходы
Все расходы, связанные с человеческими ресурсами конкретного проекта, командировочными и суточными расходами, оборудованием, офисными расходами, мероприятиями, исследованиями, финансовыми услугами и т.п., считаются "прямыми расходами".
Иными словами, они напрямую связаны с деятельностью по проекту и его реализацией. В большинстве шаблонов бюджета прямые расходы сгруппированы по общим разделам (персонал, командировки, оборудование и т.п.) и включают субподряды, субгранты и партнерские ассигнования.
Все прямые расходы нуждаются в подтверждающей документации в виде платежных ведомостей, квитанций, счетов-фактур, детализированных счетов и платежей по прямому дебету. Когда речь идет о вкладе наемного персонала, доноры могут потребовать табели учета рабочего времени с подробным описанием дней, отработанных над проектом.
Indirect costs / Косвенные расходы
Признавая тот факт, что невозможно перечислить все расходы, понесенные организацией-исполнителем, большинство доноров делають поправку на "косвенные расходы".
Как правило, "косвенные расходы" – это фиксированные операционные расходы, включающие взносы на аренду, связь, юридические услуги, высшее руководство, ІТ-поддержку и т.п.
Такая надбавка обычно рассчитывается как процент от прямых расходов (например, грантовые контракты ЕС предлагают до 7%, тогда как государственные контракты США позволяют заявителям использовать согласованный контракт о косвенных расходах (NICRA)).
Следует отметить, что это напрямую связано с расходами по проекту, поэтому, чтобы получить полную стоимость косвенных расходов, организации-исполнителю нужно выплатить всю сумму прямых расходов.
Eligible costs / Приемлемые расходы
Техническое задание часто содержит четкую информацию о характере расходов, приемлемых для финансирования проекта.
Как правило, они определяются общими заголовками, представленными в шаблонах бюджета, но во избежание сомнений могут быть даны дополнительные указания
В большинстве контрактов приемлемые расходы покрывают все процессы, производственные накладные расходы, затраты на исследования и т.д., но часто существует "серая зона" вокруг взносов в заработную плату штатных сотрудников (см. "Прямые расходы" и "Маржа").
Они могут быть пересмотрены на стадии заключения контракта.
Общие примеры неприемлемых расходов включают плату за обслуживание долга, потери на курсе при обмене валюты, кредиты третьим сторонам и расходы на заработную плату государственных служащих.
Core funding / Основное финансирование
Фактически это финансирование, покрывающее постоянные накладные расходы, включая расходы на штатный персонал и офисные расходы, и распределяемое для обеспечения того, чтобы бенефициары могли продолжать работать в долгосрочной перспективе, не полагаясь на постоянный уровень дохода от проекта.
Институциональное или основное финансирование – это Святой Грааль для большинства организаций, занимающихся вопросами развития, будь то благотворительные организации, НПО или фонды.
Основное финансирование дает организациям больше возможностей инвестировать в развитие бизнеса, исследования, разработку политики, коммуникации и другие сферы, которые сложно включить в бюджеты проектов.
Это отделяет их от экономических последствий глобальных изменений в донорском ландшафте или пиков и спадов, которые являются неизбежной чертой некоммерческих операций.
Очень мало доноров предлагают основные возможности финансирования; чаще всего такой вид финансовой поддержки предоставляется правительствами, фондами или аффилированными организациями..
Programmatic funding / Финансирование программ
Этот термин используется для описания финансирования, не основанного на проекте.
"Программы" часто носят тематический или географический характер и определяются как набор взаимосвязанных подпроектов, объединенных общим видением, общими целями и вкладом в достижение стратегических целей, которые обеспечат устойчивые результаты и влияние в приоритетных областях деятельности донора.
Программы часто разрабатываются и обсуждаются в тесном сотрудничестве с национальными правительствами и другими донорами, тем самым
усиливая местную ответственность
способствуя интеграции непосредственных результатов программ в процесс принятия решений на местах
Данный подход основан на предположении, что проектная деятельность предоставляет странам-бенефициарам очень мало рычагов влияния на трансформацию всего сектора, тогда как программный подход с большей вероятностью обеспечит синергию и результаты, которые принесут пользу всем заинтересованным сторонам.
Level of effort / Уровень усилий
Уровень усилий – это термин, используемый для описания доли времени, которую отдельный сотрудник, вероятно, посвятит проекту.
Например, если предполагается, что менеджер, вероятно, будет тратить один день в неделю на поддержку предлагаемых мероприятий, тогда уровень усилий (УУ) будет представлен как 20%. Далее это используется для расчета части заработной платы работника, которая может быть разумно отнесена к бюджету проекта.
Contributions in kind / Вклады в натуральной форме
Определения "вкладов в натуральной форме" обычно расплывчатые.
Общепринятое мнение состоит в том, что такие вклады относятся к любым услугам, предоставляемым проекту, стоимость которых не поддается определению и которые не могут быть подтверждены конкретными финансовыми доказательствами в результате этого.
Эти вклады, как правило, не поддаются количественной оценке, и хотя они могут принести дополнительную ценность проекту, с точки зрения бухгалтерского учета они не могут считаться приемлемыми расходами.
Вклады в натуральной форме особенно актуальны в программах, требующих определенного процента софинансирования.
Contributions by third parties / Вклады третьих сторон
Учреждения-исполнители могут привлекать вклады третьих сторон, не имеющие финансовой ценности, но, тем не менее, увеличивающие предполагаемые преимущества от вмешательства.
Support to third parties / Поддержка третьих сторон
Этот вид поддержки обычно касается средств, которые подрядчики могут передавать местным бенефициарам в рамках программы субгрантов.
Доля общего бюджета проекта, которая может быть направлена на субгранты, обычно оговаривается в Техническом задании, в котором также определяются предельные объемы финансирования и критерии отбора для получателей гранта.
Цель субгранта состоит в перенесении части административного бремени с донора на посредника, что делает возможным предоставление нескольких малых грантов.
Правила отчетности о расходовании субгрантов обычно столь же строги, как и в случае прямых грантов.
Contingency budget / Резервный бюджет
Некоторые доноры допускают включение в бюджет проекта определенной суммы резервного финансирования.
Бюджеты ЕС, к примеру, допускают до 5%.
В тех вариантах, где существует такая возможность, заявители, как правило, не обязаны включать резервный бюджет, который в любом случае нельзя использовать без разрешения организации-заказчика.
Последние шаблоны свидетельствуют о том, что многие программы ЕС постепенно отказались от надбавок на непредвиденные расходы.
Sub-contracting / Субподряд
Доля оцененных мероприятий, которые могут быть переданы на субподряд, как правило, имеет ограничение, предусмотренное в Техническом задании (обычно от 5% до 10%).
Идея состоит в том, чтобы гарантировать, что основная часть мероприятий осуществляется организациями-исполнителями, использующими свои собственные надежные ресурсы и сети.
В тех случаях, когда подрядчики желают привлечь сторонних поставщиков, это положение обычно приводится в проектном предложении и бюджете.
Однако в программах, финансируемых ЕС, субподрядные контракты регулируются правилами закупок, и для контрактов, превышающих указанную стоимость, необходимо проводить тендер.
Типичные примеры мероприятий, которые передаются на субподряд, включают количественные исследования, постпродакшн и технические разработки.
Некоторые программы, в частности, грантовые контракты ЕС, включают требование о выделении определенного процента бюджета из другого источника.
Правила относительно того, каким может быть этот источник, определены в Техническом задании, но, в целом, софинансирование поступает от других доноров и/или собственных финансовых ресурсов организации-исполнителя.
Взносы в натуральной форме обычно не являются приемлемой формой софинансирования, поскольку все расходы (независимо от того, покрывается это грантом или нет) должны соответствовать стандартам бухгалтерского учета, установленным основным донором.
Другими словами, если донор обеспечивает 80% финансирования, то организация-исполнитель должна продемонстрировать, что она потратила 100% прямых расходов, чтобы получить полную сумму 80% взноса.
Софинансирование противоречиво, поскольку оно представляет серьезную проблему для организаций, не имеющих собственных финансовых ресурсов или институционального спонсора, готового покрыть дефицит средств.
Доноры утверждают, что совместное финансирование отражает веру в проект и приверженность общей ответственности.
Cost-share / Распределение расходов
Распределение расходов — это принцип, который предпочитают американские доноры и который схож с концепцией софинансирования ЕС. Однако распределение расходов более амбициозно, чем совместное финансирование.
На этапе подачи предложения заявителям предлагается продемонстрировать приверженность покрытию определенной доли расходов по проекту из других источников.
В случае финансирования со стороны США это должны быть источники вне федерального правительства. С принципами, изложенными Управлением по вопросам управления и бюджета США, можно ознакомиться здесь.
Такие обязательства обычно становятся предметом плана распределения расходов, являющегося частью заявки. План должен содержать "реалистические, управляемые и допустимые" оценки прямых вкладов от организаций-участников или привлеченного финансирования из других донорских источников.
Определение допустимых расходов гораздо шире для финансирования в США, чем, например, для программ ЕС. Распределение расходов может включать неоплачиваемые часы и помещения, пожертвование эфирного времени или рекламного пространства или пожертвование коммерческих продуктов и услуг.
Элемент распределения расходов часто включается в программу предоставления субгранта, тем самым возлагая часть этой ответственности на получателей гранта.
Unit cost / Удельные расходы
Большинство бюджетов основывается на удельных расходах, согласно которым заявитель определяет соответствующую единицу для каждой статьи расходов (т.е. день, месяц, предмет), а также стоимость этой единицы, а затем рассчитывает количество необходимых единиц. Ожидается, что финансовые отчеты будут связаны с одинаковыми единичными расходами.
Lump sum / Единовременная выплата
В случаях, когда невозможно рассчитать удельные расходы, некоторые доноры (особенно в ЕС) могут предусмотреть в бюджете единовременную выплату, фиксированную ставку или распределение.
Эти так называемые «упрощенные» расходы рассматриваются в каждом конкретном случае и часто становятся предметом переговоров после заключения контракта.
В целом, ЕС не принимает единовременные выплаты, когда существует альтернатива, и может потребовать, чтобы единовременные выплаты были разбиты на единичные расходы во время реализации проекта.
Fees-based budget / Бюджет на основе расходов
Бюджет на основе расходов – это упрощенный подход как к разработке бюджета, так и к финансовой отчетности. Расходы на проект структурированы в соответствии с согласованным количеством рабочих дней, и каждому рабочему дню присваивается согласованная стоимость.
Стоимость (или ставка) обычно определяется участником торгов и варьируется в зависимости от категории эксперта (например, ключевой, старший, младший и т.п.).
Ставка является "загруженной", что означает, что она должна покрывать фактические расходы эксперта (т.е. плату за консультацию) и накладные расходы на управление.
На этапе внедрения подрядчики отчитываются об отработанных днях, предоставляя подписанные табели учета рабочего времени с указанием количества дней, отработанных каждым экспертом в течение месяца.
Также может потребоваться дополнительная документация, такая как подтверждение командировки и платежей.
Incidental expenditure / Непредвиденные расходы
Контракты о предоставлении услуг в ЕС также включают установленную надбавку на непредвиденные расходы, которая относится ко всем расходам вне части бюджета на основе расходов.
Правила касательно непредвиденных расходов обычно подробно излагаются в Техническом задании и включают такие сферы, как командировки, командировочные расходы, научные исследования, графический дизайн, техническое развитие, перевод и наглядные материалы.
Подрядчики не могут взимать плату за управление в счет непредвиденных расходов, а финансовые отчеты должны содержать подробные документальные подтверждения фактически понесенных расходов.
Изменение контракта необходимо для перевода средств из бюджета непредвиденных расходов в бюджет на основе расходов. Перевод средств в обратном направлении невозможен.
