10. Кадровое обеспечение проекта
Десятый модуль Руководства по фандрейзингу MediaDev GFMD.
Введение
Все чаще доноры хотят видеть кадровые планы и резюме ключевых сотрудников, которые представлены в предложениях о финансировании.
Такой подход основывается на том, что проект хорош настолько, насколько хорошо работают люди, однако доноры также признают, что подбор правильного персонала и консультантов может быть сложным и трудоемким процессом.
Если организации-исполнители вынуждены собирать команду с нуля на ранних стадиях проекта, существует высокий риск того, что планируемые мероприятия будут серьезно отложены.
Как отмечалось в других разделах этого руководства, организациям по развитию СМИ рекомендуется поддерживать большой и текущий пул консультантов или внештатных сотрудников проекта, которых можно привлекать в кратчайшие сроки для поддержки проектных групп.
Важно обеспечить, чтобы этот пул включал:
Разнообразие профессиональных навыков.
Надлежащий гендерный баланс (рекомендуется целевой показатель в 30-50%).
По возможности широкий спектр лингвистических способностей.
Лица, имеющие значительный опыт в целевых регионах.
Лица с хорошей доступностью (т.е. вы должны попросить их сообщить вам, если они соглашаются на полную занятость).
Некоторые организации ведут доступную для поиска базу данных консультантов, которая включает последние резюме, ежедневные ставки и соответствующую историю.
Они время от времени проводят кампании по набору персонала для пополнения пула, но также поддерживают контакт с лицами из базы данных, чтобы убедиться, что информация актуальна и что правила GDPR полностью соблюдаются.
Отбор и набор персонала во время конкурса
Подбор персонала и консультантов в течение ограниченного периода времени, предусмотренного тендерным процессом, связан с очень специфическими проблемами.
Вас просят не только найти людей с нужными навыками и опытом, которые будут доступны в нужное время и готовы быть направленными в нужное место; вы также собираете команду, у которой есть потенциал для хорошей совместной работы и которая сочетает в себе надлежащее разнообразие и гендерный баланс.
Кроме того, эксперты с сильными резюме пользуются большим спросом и могут выбирать своего будущего работодателя. Это значит, что они тоже могут назвать свою цену.
Есть проверенные способы подбора персонала и консультантов.
Наиболее очевидный подход — просмотр ваших собственных контактов и контактов ваших партнеров, а затем отбор наиболее подходящих кандидатов.
В противном случае вы можете разместить рекламу через социальные сети или различные соответствующие ветви платформы. Это включает следующее:
Linkedln хорошо подходит для поиска людей с определенным наборов навыков, хотя вам понадобится премиум-статус, чтобы получить возможность обращаться к лицам, не входящим в вашу сеть.
Организация, базирующаяся в Великобритании, Media Leaders, делится объявлениями о вакансиях со своей сетью из 400 консультантов, и эта услуга бесплатна.
Обратите внимание, что рекламируя или сообщая о возможностях во время тендеров, вы должны четко объяснить, что должность зависит от выигрыша контракта.
Фильтрация и отбор резюме
После того, как вы составили краткий список лучших кандидатов, вы можете соблюдать стандартные процедуры собеседования, как и для любой вакансии с полной или частичной занятостью.
Однако золотое правило конкурсных тендеров – это максимально точное соответствие резюме требованиям технического задания.
Если свободное владение французским языком и степень магистра — это обязательные квалификации, а выбранный вами кандидат владеет базовым французским языком и имеет степень бакалавра, вы потеряете баллы, насколько бы высокой ни была его квалификация в других сферах.
Чтобы гарантировать, что у вашей заявки лучшие шансы на победу, вы можете выбрать человека, который был более слабым кандидатом на собеседовании, но имел идеальное резюме.
После того, как вы выберете лучшего кандидата, вам придется договориться о суточных ставках или зарплатах (и вы можете обнаружить, что выбранный вами вариант недоступен, из-за чего вам придется вернуться к своему краткому списку).
К сожалению, кандидаты, которые знают, что их резюме может повлиять на вашу победу или проигрыш в конкурсе, могут поддаться соблазну требовать от вас больше.
Кроме того, убедитесь, что кандидаты полностью поняли все правила эксклюзивности, которые могут существовать. Если эти правила будут нарушены, и один и тот же кандидат будет представлен в двух конкурентных заявках, то обе заявки будут отклонены.
Вы должны строго соблюдать четкие протоколы во время всех собеседований с кандидатами, в частности, письменное принятие финансовых пакетов и других положений или условий.
Подача кадровых планов
Большинство шаблонов длинных заявок включает раздел для представления ключевого персонала и/или структуры управления проектом.
Хорошей идеей является простая организационная схема, представляющая иерархию управления и партнерские отношения, но вы также должны найти место для определения ролей и обязанностей. Не в последнюю очередь потому, что это может послужить полезной отправной точкой для раздела вашего бюджета, посвященного персоналу.
Там, где это возможно, укажите уровень усилий (УУ) для отдельных членов команды.
Кадровые планы могут включать в себя краткие биографические данные ключевых управленческих сотрудников и консультантов. Они должны быть сжатыми и актуальными, освещать опыт в подобных проектах или географических регионах.
Если позволяет место, этот раздел предоставляет хорошую возможность обсудить ваш подход к обязанностям оказания помощи — меры, которые вы будете принимать для поддержки персонала на местах, а также планы действий в чрезвычайных ситуациях по обеспечению их безопасности в случае серьезного ухудшения условий работы.
Другие сферы, представляющие интерес, включают:
Резерв на случай болезни и отпуска сотрудника
Управление знаниями для обеспечения непрерывности работы
Усилия, направленные на разнообразие, стимулирование и поддержание рабочей среды для максимального удержания персонала
Искусство составления резюме
Несколько доноров предоставляют шаблон для резюме, а также указания о том, как нужно заполнять шаблон.
Доноры, которые "оценивают" резюме, могут также потребовать подтверждающую документацию и/или рекомендации, чтобы проверить представленные навыки и квалификации.
Консультанты, активно работающие в секторе развития СМИ, скорее всего, предварительно подготовят резюме в нескольких форматах, но даже в этих случаях вам рекомендуется потратить время и усилия на переработку резюме, чтобы убедиться, что они максимально точно отражают требования Технического задания.
В следующих параграфах представлены важные моменты, на которые следует обратить внимание при подготовке резюме.
Краткое описание
Рекомендуется начинать резюме со краткого описания, в котором объясняется, почему соответствующее лицо — это идеальный кандидат.
Описание должно быть лаконичным и бодрым.
Используйте местоимение третьего лица (он/она).
Включите любые награды или почести.
Академическая квалификация
ЕС и ООН уделяют большое внимание академическим квалификациям, поэтому убедитесь, что они представлены точно.
Однако вам следует избегать представления "академических" резюме с длинным списком публикаций и предметов преподавания. Оставьте только самые актуальные примеры.
Языковые навыки
Некоторые доноры имеют свою собственную рейтинговую систему (1-5 для ЕС, профессиональные/рабочие/ограниченные для ОБСЕ и т.п.), но другие позволяют выбрать свой метод оценки.
Общеевропейские рекомендации по языковому образованию (CEFRL) – одни из наиболее широко признанных руководящих документов.
Если владение указанными языками является обязательным требованием, убедитесь, что вы проверили точность самооценки вашего кандидата.
К примеру, отборочные комитеты ЕС могут проводить собеседования, во время которых проверяются языковые навыки.
Профессиональный опыт
Выделите соответствующие сферы работы и, в частности, опыт в целевой стране или регионе.
Старайтесь, чтобы этот раздел занимал менее трех страниц.
Если указанный шаблон отсутствует, убедитесь, что в каждой записи указаны даты начала/завершения работы, местоположение, работодатель и обязанности.
Избегайте включения коротких задач в качестве отдельных записей, если только они не очень важны или если их пропуск оставит очевидные пробелы в непрерывности карьеры.
Записи должны звучать относительно объективно, поэтому избегайте использования прилагательных в высшей степени ("отличный", "выдающийся", "непревзойденный") для оценки работы.
Другие навыки или соответствующая квалификация
Рассмотрите возможность включить следующее, если это уместно:
Членство в профессиональных организациях
Участие в советах благотворительных организаций, организациях гражданского общества (ОГО)
Волонтерская работа
ІТ-навыки (в частности, навыки компьютерной верстки)
Сертификация курса, имеющая непосредственное отношение к данной работе (например, подготовка инструкторов, подготовка к враждебной среде и оказание первой помощи, управление проектом PRINCE 2 ("Проекты в контролируемых средах"))
Что можно и чего нельзя делать
Убедитесь, что резюме относятся к конкретному проекту, а не носят общий характер.
Соблюдайте последовательный, лаконичный и формальный стиль во всем.
Установите четкую связь между требованиями ТЗ и навыками/опытом кандидата.
По возможности количественно определите обязанности (например, масштаб проектов, размер бюджетов, количество управляемого персонала и т.п.).
Не будьте гиперболизированными или чрезмерно высокопарными, поскольку это может подорвать доверие к резюме.
Не предоставляйте подробные сведения о вакансиях, не относящихся к данной должности.
Не позволяйте важным элементам резюме потеряться среди мелочей.
Не используйте слишком много отраслевого жаргона, поскольку оценщик может не быть знаком с целевым сектором (например, не следует считать, что неспециалист поймет разницу между помощником редактора, редактором новостей и редактором-заказчиком).
Не подавайте резюме, объем которых превышает 3-4 страницы.
Last updated