5. Способы применения
Пятый модуль Руководства по фандрейзингу MediaDev GFMD.
Last updated
Пятый модуль Руководства по фандрейзингу MediaDev GFMD.
Last updated
Очевидно, что у каждого донора есть свои собственные процедуры, многие из которых развивались со временем и продолжают развиваться, поэтому такого понятия, как универсальное предложение для всех, не существует. Однако существует много общих черт, позволяющих заявителям успешно адаптировать проектные идеи для нескольких заявок.
Приведенные ниже пункты охватывают различные процессы, которые относятся к сообществу разработчиков средств массовой информации. Конечно, существуют и другие моменты, которые здесь не рассматриваются, но цель состоит в том, чтобы повысить осведомленность о наиболее часто используемых подходах.
Несколько доноров, преимущественно фондов, имеют открытые процессы подачи заявок, благодаря которым организации могут подать заявку на финансирование в любое время, используя стандартные шаблоны и процедуры подачи заявок. У некоторых есть два или три крайних срока в течение года.
Это, пожалуй, удобный подход, позволяющий заявителям тратить больше времени на подготовку своих заявок и подавать заявку только тогда, когда все элементы готовы.
Однако эти программы также высококонкурентны и получают очень значительное количество заявок. Можно сделать вывод, что в определенный момент в течение года они должны перевыполнить план (т.е. исчерпать доступные средства).
В редких случаях доноры обращаются к организации-исполнителю с просьбой принять участие в закрытом или подготовить предложение по конкретной теме.
Они также могут попросить организацию, осуществляющую текущую программу, подать заявку на дальнейшее финансирование, если сочтут, что проект продвигается особенно хорошо и заслуживает продолжения.
Тем не менее, большинство доноров стремятся поддерживать репутацию сторонников справедливости и прозрачности, поэтому прямые обращения исключительны. Более распространен процесс повторного тендера, с помощью которого действующий получатель гранта соперничает с другими претендентами.
Если доноры специально не заявляют, что они не принимают непрошенные предложения, или в смежной отрасли запущена открытая процедура, можно обмениваться идеями и проектными записками на специальной основе, особенно если у вас хорошие рабочие отношения с ответственными сотрудниками и вы считаете, что ваше предложение своевременно (например, связано с определенным событием или кризисом).
В подавляющем большинстве случаев донор отсылает вас к будущей программе или отвечает, что у него нет свободных средств. Если они вообще отзовутся. Прямые обращения часто используются, чтобы обеспечить совместное финансирование, но следует признать, что у большинства донорских программ не хватает гибкости и донорам приходится изменять собственные правила для выделения прямых грантов. Они также опасаются создания опасных прецедентов.
На неуспешные заявки дается разный уровень обратной связи, начиная от простого письма с отказом и заканчивая официальными возможностями обсудить недостатки предложения во время телефонного разговора с ответственным за гранты лицом.
Участникам тендера рекомендуется создавать консорциумы, чтобы соответствовать этим критериям, а также им предлагается подать заявление о заинтересованности, в котором излагаются их технические и финансовые возможности, и примеры последних прошлых результатов.
В общем (не считая Covid-19), результаты этих процессов объявляются довольно быстро и консорциум-победитель приступает к работе сразу после подписания контракта.
Конкурсные тендеры жесткие, требуют очень интенсивного периода работы и привлечения значительных ресурсов. Ведущие организации привлекают команды из 6-8 человек на крупные тендеры, а также специалистов извне. Существует высокая степень чувствительности к конфликтам интересов и инсайдерских соглашений, что означает, что проблемы относительно распространены, и агентства ЕС относятся к ним очень серьезно. Если в процессе тендера возникнут разногласия, то оценка может быть отложена, пока проблема не будет решена.
Предполагается, что процедуры будут упрощены, а сроки, отводимые организациям для подготовки своих заявок, часто очень сжаты.
Хотя размер грантов, прилагаемых к рамочным контрактам, может быть значительным, этот подход не находит отклика у многих организаций-исполнителей, утверждающих, что соответствующие процедуры непрозрачны и искажены в пользу организаций, владеющих ресурсами и необходимым опытом для подачи заявок.
В соответствии с такой договоренностью, подрядчик выделяет и администрирует ограниченное количество малых грантов в соответствии с правилами отчетности, установленными донором.
Фактически организации-исполнители сами берут на себя роль доноров.
Субгранты выгодны тем, что они позволяют небольшим организациям гражданского общества и средствам массовой информации в странах-партнерах, которые не имели бы права на получение больших грантов, получать донорское финансирование.
Тем не менее, они создают большую нагрузку для организации-администратора, которая обязана помогать неопытным получателям грантов в вопросах управления проектами и финансовой отчетности.
Были приложены усилия по лоббированию сообщества доноров для облегчения процессов предоставления субгрантов путем введения облегченной рабочей нагрузки для всех заинтересованных лиц и уделения большего внимания наставничеству в работе получателей грантов и обеспечению того, чтобы финансирование приносило дополнительную ценность.
Пока эти усилия не привели к каким-либо серьезным уступкам.
Можно утверждать, что лучшие проекты – это те, которые основываются на уже имеющейся идее, адаптированной для целей тендерного предложения.
Это дает кандидатам возможность продемонстрировать, что основной подход испытан, а также обладает достаточной гибкостью для внедрения инноваций или охвата конкретных тем.
Проекты, разрабатываемые с нуля для "галочки", как правило, кажутся искусственными и постановочными.
Однако очень общие рекомендации часто заставляют заявителей гадать о том, что на самом деле ищет донор, и часто могут быть неправильно истолкованы.
Крупные организации часто назначают специального менеджера по подаче заявок, который будет контролировать весь процесс, но это, к сожалению, роскошь, которую мало кто может себе позволить.
Тем не менее, существуют стандартные процедуры управления, которые следует иметь в виду, даже если вы назначаете несколько ролей соответствующим лицам.
Их можно резюмировать следующим образом:
Важно иметь ясное представление о том, с каким объемом вам необходимо работать, что позволит участникам приступить к работе.
Централизуйте всю документацию, относящуюся к заявке, в идеале на платформе, позволяющей совместное редактирование и комментарии.
Организуйте регулярные проверки со всеми заинтересованными сторонами. Некоторые авторы будут более независимыми, чем другие, но следует избегать сценария, когда автор создает много описаний, которые не отвечают требованиям или основаны на неправильных предположениях.
Обеспечьте надлежащий контроль версий документов либо путем совместного использования онлайн, либо отслеживанием того, кто контролирует основной документ.
Избегайте нарушения собственных сроков.
Внутренние сроки будут неизбежно меняться на протяжении всего процесса написания заявок, но вы должны подавать пример и прилагать все усилия, чтобы обеспечить соблюдение глобальных сроков.
Расставьте приоритеты в тех задачах и/или компонентах заявки, которые будут определять разницу между неудачей и успехом.
Все предложения состоят из элементов, имеющих решающее значение для процесса оценки, и тех, которые просто «приятно иметь».
Создайте сеть участников процесса написания предложений и ведите резервный список.
В последний момент вам может понадобиться консультация эксперта или дополнительные ресурсы (особенно если кто-то из вашей команды вынужден покинуть проект).
Стоит создать широкую сеть проверенных доноров, особенно экспертов в сферах, регулярно фигурирующих в донорских программах, таких как гендерное равенство, обязанность оказания помощи и мониторинг и оценка (M&E).
Открытые — это наиболее распространенная модель, и большинство из них включает в себя простой одноэтапный процесс, когда кандидаты, отвечающие критериям отбора, подают единую заявку.
Согласно этой модели, предложение, которое, вероятно, будет включать в себя детальный бюджет и логические структуры, представляет исчерпывающий ответ на цели, темы и/или приоритеты опубликованного .
оцениваются в соответствии с опубликованными критериями, и гранты могут быть предоставлены одному или нескольким успешным заявителям в зависимости от распределения объема финансирования.
Кандидатам предлагается в первую очередь представить на пяти страницах.
Затем проверяются на соответствие требованиям и оцениваются в соответствии с силой/релевантностью описания. Кандидатам, включенным в краткий список, предлагается подготовить , состоящую из описания, и логической структуры.
Третий этап включает в себя подробную проверку , в ходе которой рассматриваются институциональные документы, загруженные на портал грантов ЕС, и может быть запрошена дополнительная документация.
Другие доноры, кроме ЕС, проводят аналогичные процессы обычно без третьего этапа. направлены на сокращение затрат времени и усилий на разработку пространных предложений по программам с избыточным количеством заявок.
Как ни странно, некоторые ЕС требуют от заявителей подать и полную заявку одновременно, хотя процесс внутренней оценки, вероятно, совпадает. Вероятно, это направлено на сокращение длительного времени подготовки заявки, но мало что делает для уменьшения разочарования неуспешных заявителей.
Дополнительные сведения см. в разделе "" словаря фандрейзинга, прилагаемого к данному руководству.
Тендеры на начинаются с прогноза, который может быть опубликован за несколько месяцев до официального начала тендера.
Запуск отмечается публикацией сообщения о закупках, которое, как правило, включает минимальную информацию о программе, сумме бюджета и основных (включая финансовые и технические возможности).
попадают в краткий список на основе .
Впоследствии кандидаты, включенные в краткий список (обычно до восьми для в ЕС), получают , в котором содержится детальная разбивка необходимых задач и рабочих потоков, а также предложена квалификация для ключевого персонала.
Консорциумам предоставляется максимум 60 дней на подготовку технических и финансовых предложений, отвечающих . Важная часть этого процесса — определение и закрепление лиц, чьи резюме будут представлены в рамках заявки.
Очень часто на них приходится значительная доля общей оценки, и поэтому крайне важно обеспечить, чтобы их навыки и опыт как можно точнее соответствовали представленным в .
оцениваются комитетом на закрытом заседании в соответствии с матрицей оценки. В отдельных случаях комитет может запросить собеседования с кандидатами на ключевые экспертные должности, чтобы оценить точность информации, содержащейся в их резюме, а также обсудить их видение проекта.
Контракты, заключаемые на основе , становятся все более распространенными.
Они часто структурированы в соответствии с тематикой или могут быть частью более широкой программы финансирования (например, , управляемый FCDO).
Проще говоря, рамочный контракт – это закрытый список желаемых поставщиков, борющихся за специальные гранты, хотя они также могут привлекать партнеров вне рамочного контракта в качестве членов .
В последние годы доноры стремятся переложить административные , связанные с управлением грантами, на исполняющие организации. Это предполагает включение компонента субгранта в более широкий грант или .
Субгранты могут быть выделены относительно быстро, а административное бремя, связанное с этим, обычно легче, чем при проведении , управляемых донорами.
Лицо, предоставляющее грант, также подвергается более высокой степени риска, поскольку соответствие финансовой отчетности зависит от внутренних систем , которые могут не соответствовать назначению. В конечном итоге бремя ответственности ложится на лицо, которое предоставляет грант.
Предел креативности обычно определяется типом контракта, о котором идет речь. для обычно имеют много указаний, тогда как инструкции для предоставляют гораздо больше возможностей для маневра.
Начните с упорядочивания всех материалов, которые могут быть использованы для заполнения созданного вами каркаса (см. в разделе "" в модуле "").
Если ваши ресурсы ограничены, сосредоточьтесь на действительно важных аспектах, например, на убедительном резюме, обоснованной , тщательном анализе рисков.