5. Способы применения

Пятый модуль Руководства по фандрейзингу MediaDev GFMD.

В этом модуле рассматриваются различные процессы и документы, которые вам будет предложено заполнить.

В нем также рассматривается процесс разработки проекта и его подача.

Введение

Очевидно, что у каждого донора есть свои собственные процедуры, многие из которых развивались со временем и продолжают развиваться, поэтому такого понятия, как универсальное предложение для всех, не существует. Однако существует много общих черт, позволяющих заявителям успешно адаптировать проектные идеи для нескольких заявок.

Приведенные ниже пункты охватывают различные процессы, которые относятся к сообществу разработчиков средств массовой информации. Конечно, существуют и другие моменты, которые здесь не рассматриваются, но цель состоит в том, чтобы повысить осведомленность о наиболее часто используемых подходах.

Общие процессы

Ответы на открытые конкурсы без крайних сроков подачи заявок

Несколько доноров, преимущественно фондов, имеют открытые процессы подачи заявок, благодаря которым организации могут подать заявку на финансирование в любое время, используя стандартные шаблоны и процедуры подачи заявок. У некоторых есть два или три крайних срока в течение года.

Это, пожалуй, удобный подход, позволяющий заявителям тратить больше времени на подготовку своих заявок и подавать заявку только тогда, когда все элементы готовы.

Однако эти программы также высококонкурентны и получают очень значительное количество заявок. Можно сделать вывод, что в определенный момент в течение года они должны перевыполнить план (т.е. исчерпать доступные средства).

Прямые обращения со стороны доноров

В редких случаях доноры обращаются к организации-исполнителю с просьбой принять участие в закрытом конкурсе заявок или подготовить предложение по конкретной теме.

Они также могут попросить организацию, осуществляющую текущую программу, подать заявку на дальнейшее финансирование, если сочтут, что проект продвигается особенно хорошо и заслуживает продолжения.

Тем не менее, большинство доноров стремятся поддерживать репутацию сторонников справедливости и прозрачности, поэтому прямые обращения исключительны. Более распространен процесс повторного тендера, с помощью которого действующий получатель гранта соперничает с другими претендентами.

Предложения донорам без подачи заявки на конкретную программу

Если доноры специально не заявляют, что они не принимают непрошенные предложения, или в смежной отрасли запущена открытая процедура, можно обмениваться идеями и проектными записками на специальной основе, особенно если у вас хорошие рабочие отношения с ответственными сотрудниками и вы считаете, что ваше предложение своевременно (например, связано с определенным событием или кризисом).

В подавляющем большинстве случаев донор отсылает вас к будущей программе или отвечает, что у него нет свободных средств. Если они вообще отзовутся. Прямые обращения часто используются, чтобы обеспечить совместное финансирование, но следует признать, что у большинства донорских программ не хватает гибкости и донорам приходится изменять собственные правила для выделения прямых грантов. Они также опасаются создания опасных прецедентов.

Конкурсы заявок

Открытые конкурсы заявок — это наиболее распространенная модель, и большинство из них включает в себя простой одноэтапный процесс, когда кандидаты, отвечающие критериям отбора, подают единую заявку.

Согласно этой модели, предложение, которое, вероятно, будет включать в себя детальный бюджет и логические структуры, представляет исчерпывающий ответ на цели, темы и/или приоритеты опубликованного технического задания.

Заявки оцениваются в соответствии с опубликованными критериями, и гранты могут быть предоставлены одному или нескольким успешным заявителям в зависимости от распределения объема финансирования.

На неуспешные заявки дается разный уровень обратной связи, начиная от простого письма с отказом и заканчивая официальными возможностями обсудить недостатки предложения во время телефонного разговора с ответственным за гранты лицом.

ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР: ПРОЦЕСС ПОДАЧИ ЗАЯВКИ НА ПОЛУЧЕНИЕ ГРАНТА ЕС

Большинство конкурсов заявок ЕС основываются на трехэтапном процессе:

1 - Проектные записки

Кандидатам предлагается в первую очередь представить проектную записку на пяти страницах.

2 - Полная заявка

Затем проектные записки проверяются на соответствие требованиям и оцениваются в соответствии с силой/релевантностью описания. Кандидатам, включенным в краткий список, предлагается подготовить полную заявку, состоящую из описания, бюджета и логической структуры.

На основании содержащейся в них информации предварительно предоставляются гранты.

3 - Проверка соответствия требованиям

Третий этап включает в себя подробную проверку соответствия требованиям, в ходе которой рассматриваются институциональные документы, загруженные на портал грантов ЕС, и может быть запрошена дополнительная документация.

Исключительно редко заявка отклоняется на этом этапе.

Некоторым неуспешным заявителям могут сообщить, что их предложение находится в "резервном списке" до проверки приемлемости успешных заявок. По тому же критерию шансы получить грант из резервного списка очень малы.

Другие доноры, кроме ЕС, проводят аналогичные процессы обычно без третьего этапа. Проектные записки направлены на сокращение затрат времени и усилий на разработку пространных предложений по программам с избыточным количеством заявок.

Как ни странно, некоторые конкурсы заявок ЕС требуют от заявителей подать проектную записку и полную заявку одновременно, хотя процесс внутренней оценки, вероятно, совпадает. Вероятно, это направлено на сокращение длительного времени подготовки заявки, но мало что делает для уменьшения разочарования неуспешных заявителей.

Дополнительные сведения см. в разделе "Заявки и предложения" словаря фандрейзинга, прилагаемого к данному руководству.

pageЗаявки и предложения

Конкурсные тендеры

Только крупные международные организации подают заявки на участие в конкурсах в качестве основного партнера, хотя местные партнерские отношения в рамках консорциума всячески поощряются. Отчасти это объясняется тем, что финансовые риски, связанные с контрактами о предоставлении услуг, значительны, но также и тем, что у небольших организаций обычно нет финансовых и технических возможностей, отвечающих критериям отбора. Тем не менее, роль члена консорциума (т.е. не основного партнера) может быть очень привлекательна с финансовой точки зрения и предполагает минимум бюрократических расходов.

Тендеры на контракты о предоставлении услуг начинаются с прогноза, который может быть опубликован за несколько месяцев до официального начала тендера.

Запуск отмечается публикацией сообщения о закупках, которое, как правило, включает минимальную информацию о программе, сумме бюджета и основных критериях отбора (включая финансовые и технические возможности).

Участникам тендера рекомендуется создавать консорциумы, чтобы соответствовать этим критериям, а также им предлагается подать заявление о заинтересованности, в котором излагаются их технические и финансовые возможности, и примеры последних прошлых результатов.

Консорциум

Консорциумы попадают в краткий список на основе заявления о заинтересованности.

Впоследствии кандидаты, включенные в краткий список (обычно до восьми для контрактов об обслуживании в ЕС), получают Техническое задание, в котором содержится детальная разбивка необходимых задач и рабочих потоков, а также предложена квалификация для ключевого персонала.

Консорциумам предоставляется максимум 60 дней на подготовку технических и финансовых предложений, отвечающих Техническому заданию. Важная часть этого процесса — определение и закрепление лиц, чьи резюме будут представлены в рамках заявки.

Очень часто на них приходится значительная доля общей оценки, и поэтому крайне важно обеспечить, чтобы их навыки и опыт как можно точнее соответствовали представленным в Техническом задании.

Технические предложения

Технические предложения оцениваются комитетом на закрытом заседании в соответствии с матрицей оценки. В отдельных случаях комитет может запросить собеседования с кандидатами на ключевые экспертные должности, чтобы оценить точность информации, содержащейся в их резюме, а также обсудить их видение проекта.

В общем (не считая Covid-19), результаты этих процессов объявляются довольно быстро и консорциум-победитель приступает к работе сразу после подписания контракта.

Конкурсные тендеры жесткие, требуют очень интенсивного периода работы и привлечения значительных ресурсов. Ведущие организации привлекают команды из 6-8 человек на крупные тендеры, а также специалистов извне. Существует высокая степень чувствительности к конфликтам интересов и инсайдерских соглашений, что означает, что проблемы относительно распространены, и агентства ЕС относятся к ним очень серьезно. Если в процессе тендера возникнут разногласия, то оценка может быть отложена, пока проблема не будет решена.

Рамочные контракты

Контракты, заключаемые на основе рамочных соглашений, становятся все более распространенными.

Они часто структурированы в соответствии с тематикой или могут быть частью более широкой программы финансирования (например, Фонд стабильности и безопасности в условиях конфликтов, управляемый FCDO).

Проще говоря, рамочный контракт – это закрытый список желаемых поставщиков, борющихся за специальные гранты, хотя они также могут привлекать партнеров вне рамочного контракта в качестве членов консорциума.

Предполагается, что процедуры будут упрощены, а сроки, отводимые организациям для подготовки своих заявок, часто очень сжаты.

Хотя размер грантов, прилагаемых к рамочным контрактам, может быть значительным, этот подход не находит отклика у многих организаций-исполнителей, утверждающих, что соответствующие процедуры непрозрачны и искажены в пользу организаций, владеющих ресурсами и необходимым опытом для подачи заявок.

Субгрант

Обратите внимание, что существует два разных толкования субгранта. Для американских доноров получатель субгранта — это, фактически, партнер-исполнитель, указанный в заявке и получающий согласованную долю доступного бюджета. Для программ ЕС получатель субгранта — это получатель "финансовой поддержки третьим сторонам", подающий заявку на получение гранта на конкурсной основе после запуска проекта. В нижеследующих пунктах рассматривается последнее толкование.

В последние годы доноры стремятся переложить административные накладные расходы, связанные с управлением грантами, на исполняющие организации. Это предполагает включение компонента субгранта в более широкий грант или контракт о предоставлении услуг.

В соответствии с такой договоренностью, подрядчик выделяет и администрирует ограниченное количество малых грантов в соответствии с правилами отчетности, установленными донором.

Фактически организации-исполнители сами берут на себя роль доноров.

Преимущества субгрантов

Субгранты выгодны тем, что они позволяют небольшим организациям гражданского общества и средствам массовой информации в странах-партнерах, которые не имели бы права на получение больших грантов, получать донорское финансирование.

Субгранты могут быть выделены относительно быстро, а административное бремя, связанное с этим, обычно легче, чем при проведении конкурсов заявок, управляемых донорами.

Недостатки субгрантов

Тем не менее, они создают большую нагрузку для организации-администратора, которая обязана помогать неопытным получателям грантов в вопросах управления проектами и финансовой отчетности.

Риски субгрантов

Лицо, предоставляющее грант, также подвергается более высокой степени риска, поскольку соответствие финансовой отчетности зависит от внутренних систем получателей грантов, которые могут не соответствовать назначению. В конечном итоге бремя ответственности ложится на лицо, которое предоставляет грант.

Были приложены усилия по лоббированию сообщества доноров для облегчения процессов предоставления субгрантов путем введения облегченной рабочей нагрузки для всех заинтересованных лиц и уделения большего внимания наставничеству в работе получателей грантов и обеспечению того, чтобы финансирование приносило дополнительную ценность.

Пока эти усилия не привели к каким-либо серьезным уступкам.

Планирование и разработка проекта

Можно утверждать, что лучшие проекты – это те, которые основываются на уже имеющейся идее, адаптированной для целей тендерного предложения.

Это дает кандидатам возможность продемонстрировать, что основной подход испытан, а также обладает достаточной гибкостью для внедрения инноваций или охвата конкретных тем.

Проекты, разрабатываемые с нуля для "галочки", как правило, кажутся искусственными и постановочными.

Предел креативности обычно определяется типом контракта, о котором идет речь. Технические задания для контрактов о предоставлении услуг обычно имеют много указаний, тогда как инструкции для конкурсов заявок предоставляют гораздо больше возможностей для маневра.

Однако очень общие рекомендации часто заставляют заявителей гадать о том, что на самом деле ищет донор, и часто могут быть неправильно истолкованы.

Управление подачей заявок

Крупные организации часто назначают специального менеджера по подаче заявок, который будет контролировать весь процесс, но это, к сожалению, роскошь, которую мало кто может себе позволить.

Тем не менее, существуют стандартные процедуры управления, которые следует иметь в виду, даже если вы назначаете несколько ролей соответствующим лицам.

Их можно резюмировать следующим образом:

Начните с упорядочивания всех материалов, которые могут быть использованы для заполнения созданного вами каркаса (см. в разделе "Шаг седьмой: создание каркаса описания" в модуле "Разработка проекта").

Важно иметь ясное представление о том, с каким объемом вам необходимо работать, что позволит участникам приступить к работе.

Централизуйте всю документацию, относящуюся к заявке, в идеале на платформе, позволяющей совместное редактирование и комментарии.

Организуйте регулярные проверки со всеми заинтересованными сторонами. Некоторые авторы будут более независимыми, чем другие, но следует избегать сценария, когда автор создает много описаний, которые не отвечают требованиям или основаны на неправильных предположениях.

Обеспечьте надлежащий контроль версий документов либо путем совместного использования онлайн, либо отслеживанием того, кто контролирует основной документ.

Избегайте нарушения собственных сроков.

Внутренние сроки будут неизбежно меняться на протяжении всего процесса написания заявок, но вы должны подавать пример и прилагать все усилия, чтобы обеспечить соблюдение глобальных сроков.

Расставьте приоритеты в тех задачах и/или компонентах заявки, которые будут определять разницу между неудачей и успехом.

Все предложения состоят из элементов, имеющих решающее значение для процесса оценки, и тех, которые просто «приятно иметь».

Если ваши ресурсы ограничены, сосредоточьтесь на действительно важных аспектах, например, на убедительном резюме, обоснованной теории изменений, тщательном анализе рисков.

Создайте сеть участников процесса написания предложений и ведите резервный список.

В последний момент вам может понадобиться консультация эксперта или дополнительные ресурсы (особенно если кто-то из вашей команды вынужден покинуть проект).

Стоит создать широкую сеть проверенных доноров, особенно экспертов в сферах, регулярно фигурирующих в донорских программах, таких как гендерное равенство, обязанность оказания помощи и мониторинг и оценка (M&E).

Last updated